Günümüz iş dünyasında dijital puantaj sistemleri, çalışan takibi ve iş verimliliği açısından büyük kolaylık sağlıyor. Ancak bu sistemler, kişisel verilerin işlenmesi söz konusu olduğu için GDPR (Genel Veri Koruma Tüzüğü) ve KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) gibi düzenlemelere uyum gerektiriyor. Peki, şirketler dijital puantaj verilerini nasıl güvende tutabilir? Hangi yasal yükümlülükleri yerine getirmeleri gerekir?
Puantaj verileri, çalışanın günlük aktiviteleriyle ilgili detaylı bilgiler içerdiği için, doğrudan kişisel veri olarak kabul edilir. Hatta bazı sistemlerde konum bilgisi, cihaz bilgisi veya biyometrik veriler (örneğin parmak iziyle giriş) de kaydediliyorsa, bu durumda özel nitelikli kişisel veri kapsamına girer.
Verilerin işlenmesi, saklanması ve gerektiğinde silinmesi süreçlerinde hem GDPR (General Data Protection Regulation) hem de KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) açısından çeşitli yükümlülükler doğar.
Hem GDPR hem de KVKK, kişisel verilerin işlenmesinde açık rıza, şeffaflık, sınırlılık ve güvenlik ilkelerine dikkat çeker. Bir işletme dijital puantaj sistemi kullanıyorsa, bu sistemi kurmadan önce çalışanlarını bilgilendirmeli, hangi verilerin ne amaçla toplandığını net bir şekilde açıklamalı ve açık rıza almalıdır. Ayrıca bu verilerin sadece belirlenen amaçlar doğrultusunda kullanılması, gerektiğinden uzun süre saklanmaması ve üçüncü kişilerle paylaşılmaması gerekir.
Verilerin işlendiği dijital platformun teknik güvenlik yeterliliği de kritik bir unsur. Veri sızıntılarını önlemek için yazılım tarafında şifreleme, erişim kısıtlamaları ve düzenli yedekleme gibi önlemler alınmalıdır. Aynı şekilde, sistem sağlayıcısının (örneğin bir bulut tabanlı İK yazılımı sağlayıcısıysa) da veri işleyen sıfatıyla bu yasal yükümlülüklere uyması beklenir.
Şirketler, çalışanlarının dijital puantaj verilerini işlemeden önce açık rıza almalıdır. Ayrıca, bu verilerin hangi amaçla kullanılacağı, ne kadar süre saklanacağı ve kimlerle paylaşılacağı konusunda çalışanları şeffaf bir şekilde bilgilendirmek zorundadır. KVKK’nın “aydınlatma yükümlülüğü” kapsamında, çalışanlara bir bilgilendirme metni sunulmalıdır.
Toplanan veriler yalnızca gerekli olanla sınırlı olmalıdır. Örneğin, bir çalışanın parmak izi veya yüz tanıma verileri, sadece kimlik doğrulama amacıyla kullanılmalı, başka bir süreç için işlenmemelidir. GDPR’ın “veri minimizasyonu” ilkesi, bu tür hassas bilgilerin gereksiz yere toplanmasını engeller.
Dijital puantaj verileri, şifrelenmiş bir şekilde saklanmalı ve yetkisiz erişime karşı korunmalıdır. Bulut tabanlı sistemler kullanılıyorsa, SSL sertifikaları ve iki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) gibi güvenlik önlemleri alınmalıdır. Ayrıca, bu verilere erişimi olan personel sayısı minimum düzeyde tutulmalıdır.
KVKK’ya göre, kişisel veriler işlenme amacı sona erdiğinde silinmeli veya anonim hale getirilmelidir. Örneğin, bir çalışanın işten ayrılması durumunda, puantaj kayıtları belirli bir süre sonra (genellikle 10 yıl) arşivlenmeli ve ardından güvenli bir şekilde imha edilmelidir. Şirketler, düzenli veri denetimleri yaparak bu süreçleri kontrol altında tutmalıdır.
Bir veri sızıntısı yaşanması halinde, KVKK ve GDPR kapsamında 72 saat içinde yetkili kurumlara (KVKK için Kişisel Verileri Koruma Kurumu, GDPR için ilgili AB veri koruma otoritesi) bildirim yapılması gerekir. Ayrıca, etkilenen çalışanlar da hızlı bir şekilde bilgilendirilmelidir.
Çalışanların kişisel verilerinin korunması konusunda sahip oldukları haklar oldukça önemlidir. Çalışanların veri erişimi, düzeltme, silme, işlemeyi sınırlama gibi hakları olduğunu belirterek, bu hakların nasıl kullanılabileceğini anlatabilirsiniz. Ayrıca, çalışanların bu haklara nasıl başvurabileceklerini ve hangi süreçlerin takip edilmesi gerektiğini vurgulayabilirsiniz.
KVKK ve GDPR kapsamında, çalışanlar kendi verilerini sorgulayabilir, verilerinin yanlış olması durumunda düzeltilmesini talep edebilir, işleme durumu veya silinmesini isteyebilirler.
Şirketlerde veri koruma yöneticisinin rolü ve görevleri hakkında bilgiler ekleyebilirsiniz. Dijital puantaj verilerinin korunmasında şirketlerin atması gereken adımları belirlemek için bir veri koruma yöneticisinin nasıl bir iç denetim mekanizması oluşturması gerektiği, bu süreçlerin nasıl izlenmesi gerektiği hakkında önerilerde bulunabilirsiniz.
Veri denetimi yapmak, sistemdeki güvenlik açıklarını tespit etmek ve düzenli olarak güvenlik testleri uygulamak, veri koruma açısından kritik adımlardır. Ayrıca, veri işleme süreçlerini denetlemek, şirketin veri güvenliğini sürekli izlemek için etkili denetim yöntemleri kullanılmalıdır.
GDPR ve KVKK'daki son değişikliklere değinerek, bu değişikliklerin dijital puantaj sistemlerini nasıl etkileyebileceği hakkında bilgiler verebilirsiniz. Özellikle veri güvenliği ve işleme şartlarında yapılan düzenlemeleri güncel bilgilerle destekleyerek, şirketlerin bu yeni düzenlemelere nasıl uyum sağlaması gerektiğine dair rehberlik sağlayabilirsiniz.
GDPR kapsamında veri işleme ve veri koruma süreçlerinde yapılan yeni düzenlemeler, şirketlerin veri güvenliği stratejilerini güncellemelerini gerektiriyor. Bu nedenle, şirketlerin yasal yükümlülükler ve uyum açısından nasıl hareket etmeleri gerektiği çok daha kritik hale gelmiştir.
Mobofis’in sunduğu puantaj ve mesai takibi özelliği, fazla mesaiyi anlık olarak tespit eder ve hatasız şekilde hesaplamanıza olanak tanır. Sistem şu avantajları sunar:
Üstelik tüm bu işlemleri ister masaüstü ister mobil cihazdan kolayca yönetebilirsiniz. Dijital puantaj sistemleri, sadece zamanı değil; iş yerindeki güveni, verimliliği ve yasal uyumluluğu da yönetmenizi sağlar. Mesai hesaplama artık bir yük değil, otomatik ve güvenilir bir süreç haline gelir.
Eğer hâlâ manuel sistemlerle ilerliyorsanız, artık dijitalleşmenin zamanı geldi. Mobofis'i ücretsiz 15 gün deneyin, tüm bu süreçleri hem pratik hem de profesyonelce yönetin.
İhbar tazminatı nedir, süreli fesih bildirimi nasıl yapılır? İşçi ve işveren hakları, ihbar süresi, örnek hesaplamalar ve merak edilen her şey bu yazıda!
Esnek çalışma modelinde dijital puantaj takibi nasıl yapılır? Giriş-çıkış saatleri, fazla mesai, izin ve vardiya yönetimi dijitalde nasıl yapılır? Mobofis ile tüm süreçleri kolaylaştırın!
Puantaj sistemi, çalışan devamsızlıklarını nasıl azaltır? Dijital puantajın İK yönetimindeki yeri, verimlilik artışı ve Mobofis ile kolay yönetim ipuçları bu yazıda!
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
