İş dünyasında personel yönetimi ve bordro süreçlerinin temel taşlarından biri olan puantaj kayıtları, çalışanların çalışma sürelerini ve devamsızlık durumlarını düzenli olarak kaydetmeyi amaçlar. Bu kayıtlar, işverenlerin çalışanlarına doğru ve eksiksiz ödeme yapabilmesi için büyük bir öneme sahiptir. Peki, puantaj kayıtları nedir, nasıl tutulur ve hangi yöntemlerle hesaplanır? Bu yazıda tüm bu sorulara yanıt bulacaksınız.
Puantaj kayıtları, çalışanların işe giriş ve çıkış saatleri, çalışma günleri, fazla mesai süreleri ve devamsızlık bilgilerini içeren dokümanlardır. Bu kayıtlar sayesinde işverenler, personelin toplam çalışma süresini ve hak ettiği ücreti doğru bir şekilde hesaplayabilir. Puantaj kayıtlarının doğru tutulması, çalışanın maaşının eksiksiz ve hatasız ödenmesi açısından kritik öneme sahiptir. Bu kayıtlar genellikle dijital sistemler, bordro yazılımları veya manuel olarak tutulur.
Puantaj kayıtlarının düzenli ve doğru tutulması, hem çalışan haklarının korunması hem de işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi açısından kritik bir rol oynar. Yanlış veya eksik puantaj kayıtları, çalışanların mağdur olmasına ve işverenin hukuki sorumlulukla karşılaşmasına neden olabilir.
Türkiye'de puantaj kayıtları, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili mevzuatlar kapsamında düzenlenmiştir. İşverenler, çalışanların çalışma sürelerini doğru ve eksiksiz şekilde belgelemekle yükümlüdür. Özellikle fazla mesai, tatil günleri ve izin günleri gibi durumların doğru bir şekilde kaydedilmesi zorunludur. Aksi takdirde, işverenin idari para cezası ile karşılaşması söz konusu olabilir. Ayrıca, Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) eksik gün bildirimlerinin yapılması da yasal bir zorunluluktur.
Puantaj kayıtlarını tutmanın çeşitli yöntemleri bulunmaktadır. İşletmelerin büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre farklı tutma yöntemleri tercih edilebilir. İşte başlıca puantaj kaydı tutma yöntemleri:
Puantaj cetveli, çalışanların çalışma günleri, mesai saatleri, fazla mesai ve devamsızlık gibi bilgilerin düzenli bir şekilde kaydedildiği tablodur. Bu cetvel sayesinde işverenler, çalışanların aylık veya haftalık çalışma durumlarını kolayca takip edebilir. Genellikle bordro hesaplamaları ve SGK bildirimleri için kullanılır.
Puantaj hesaplama işlemi, çalışanın toplam çalışma süresini ve fazla mesaiyi dikkate alır. Genellikle şu adımlar izlenir:
Geleneksel Excel tabanlı puantaj takibi, zaman alıcı ve hata yapma riski taşıyan manuel bir süreçtir. Ancak dijital puantaj yazılımlarına geçiş yaparak, bu süreçleri daha verimli, hızlı ve doğru bir hale getirebilirsiniz. Dijitalleşmeye geçişin ilk adımlarını şu şekilde atabilirsiniz:
İlk olarak, işletmenizin mevcut puantaj takip sürecini analiz ederek hangi alanlarda iyileştirme yapılabileceğini belirleyin. Dijitalleşmeden hangi faydaları beklediğinizi netleştirerek, yazılım seçiminde doğru kararları verebilirsiniz.
Dijital puantaj yazılımı, işletmenizin ihtiyaçlarına göre özellikler sunmalıdır. Örneğin, mesai takip, fazla mesai hesaplama, izin yönetimi gibi özelliklere sahip bir yazılım seçmek, iş süreçlerinizi daha verimli hale getirecektir.
Excel’de tuttuğunuz puantaj verilerini düzenleyerek, yeni yazılım sistemine aktarılmaya uygun hale getirin. Veri geçişi sırasında herhangi bir kayıp yaşanmaması için verilerinizi dikkatlice kontrol edin.
Seçtiğiniz dijital puantaj yazılımı için gerekli cihaz ve sistem gereksinimlerini kontrol ederek, yazılımın sorunsuz çalıştığından emin olun. Mobil cihazlar ve masaüstü bilgisayarlarla uyumlu olup olmadığını belirleyin.
Yazılımı işletmenize kurun ve entegrasyon ayarlarını tamamlayın. Çalışanlarınızın kullanacağı cihazlarla uyumlu olduğundan emin olun.
Yeni yazılımı kullanmaya başlamadan önce, çalışanlarınıza dijital puantaj sistemi hakkında detaylı eğitimler düzenleyin. Eğitim, yazılımın tüm özelliklerinden en verimli şekilde faydalanmanızı sağlar.
Yazılımı tüm işletmeye uygulamadan önce, küçük bir ekip üzerinde test edin. Bu test sırasında karşılaşılan hatalar ve eksiklikler giderilerek, sistemin sorunsuz çalışması sağlanır.
Test sürecinden sonra, dijital puantaj yazılımını tüm işletme genelinde aktif hale getirin. Çalışanlar, sisteme alıştıktan sonra süreçler hızlanacak ve hata oranı düşecektir.
Yazılım sağlayıcınızın sunduğu güncellemeleri düzenli olarak uygulayarak, sistemin her zaman güncel ve optimize edilmiş olmasını sağlayın.
Dijital puantaj yazılımına geçiş, işletmeniz için önemli bir adım olacaktır. Bu adımları takip ederek, manuel puantaj takibini dijitalleştirerek daha hızlı ve doğru bir sistem oluşturabilirsiniz.
Puantaj Yazılımlarında Bulut Tabanlı Çözümler ve Avantajları
Teknolojinin hızla gelişmesiyle birlikte, bulut tabanlı puantaj yazılımları işletmelerin ihtiyaçlarını daha etkili bir şekilde karşılamaktadır. Geleneksel sistemlerden farklı olarak, bulut tabanlı çözümler birçok avantaj sunarak puantaj takibini daha verimli hale getiriyor. İşte bulut tabanlı puantaj yazılımlarının sağladığı başlıca avantajlar:
Bulut tabanlı puantaj yazılımları, internet bağlantısı olan her cihazdan erişilebilir. Bu sayede, işletme sahipleri ve yöneticiler her an her yerden çalışanlarının mesai takibini kolaylıkla yapabilir.
Bulut teknolojisi sayesinde veriler anlık olarak güncellenir, bu da çalışanların mesai saatleri, fazla mesai talepleri ve izin günleri gibi bilgilerin her zaman doğru ve güncel olmasını sağlar.
Bulut tabanlı çözümler, pahalı donanım yatırımları gerektirmez. İşletmeler, yazılımı kullanmaya başlamadan önce büyük bir altyapı maliyeti ile karşılaşmaz, bu da onları daha ekonomik bir çözüm sunar.
Bu yazılımlar, kullanıcıların yetki seviyelerini belirleyerek güvenli ve kontrollü bir erişim sunar. Farklı departmanlar veya yöneticiler, yalnızca gerekli olan verilere erişebilir, böylece veri güvenliği sağlanır.
Bulut tabanlı yazılımlar, gelişmiş şifreleme yöntemleri kullanarak verilerinizi dış tehditlere karşı güvence altına alır. Bu sayede işletmenizin kritik verileri her zaman güvende olur.
Bulut tabanlı sistemler, verileri düzenli olarak otomatik olarak yedekler, böylece verilerin kaybolması riski en aza indirilir. Herhangi bir veri kaybı durumunda, yedekleme sayesinde eski verilere kolayca erişilebilir.
Bulut tabanlı puantaj yazılımları, insan kaynakları, bordro ve izin sistemleri gibi diğer işletme süreçleriyle kolayca entegre olabilir. Bu entegrasyon, işletmenizdeki tüm süreçlerin uyum içinde çalışmasını sağlar.
Bulut tabanlı yazılımlar, KVKK ve GDPR gibi yasal düzenlemelere uygun çözümler sunarak, işletmenizin veri güvenliği ve gizliliği konusunda sıkıntı yaşamamasını sağlar.
İşletmenizin büyümesiyle birlikte kullanıcı sayısını ve kapasitesini kolayca artırabilirsiniz. Bulut tabanlı yazılımlar, her büyüklükteki işletme için ideal bir çözüm sunar.
Bulut tabanlı puantaj yazılımları, işletmelerin mesai yönetimini ve veri güvenliğini kolaylaştırırken, aynı zamanda daha düşük maliyetlerle daha yüksek verimlilik sağlar. Dijitalleşen dünyada, manuel sistemlerden dijital çözümlere geçmek, süreçleri daha verimli ve hatasız hale getirmek için büyük avantaj sağlar.
Puantaj kayıtları, işletmelerin personel yönetimini düzenli ve şeffaf hale getiren önemli bir süreçtir. Doğru ve eksiksiz tutulan kayıtlar, hem işverenin hem de çalışanların haklarını güvence altına alır.Puantaj hesaplamalarını doğru yapmak, fazla mesai ve devamsızlık gibi durumları yönetmek için bu konuda daha fazla bilgi edinmek isterseniz Personel Yönetimi yazımıza göz atabilirsiniz.
Çoğu geleneksel puantaj sistemi, çalışanların mesai giriş-çıkış saatlerini manuel olarak kaydetmeyi gerektirir. Bu da süreci daha uzun hale getirirken, yanlış veri girişi riskini artırır. Mobofis ile çalışanlarınız, mesai giriş ve çıkış işlemlerini mobil uygulama üzerinden pratik bir şekilde yapabilirler. Böylece tüm verilerinizi tek bir merkezden yöneterek; otomatik aktarılan verilerle manuel giriş işlemlerinde oluşabilecek hataları tamamen ortadan kaldırmış olursunuz.
Ayrıca, mesai yönetimi ve tatil izinlerini nasıl kolayca takip edebileceğinizi öğrenmek için Mesai Yönetimi ve İzin ve Tatil Yönetimi yazılarımıza göz atabilirsiniz.
Mobofis, çalışanların mesai saatlerini doğru bir şekilde takip edebilmek için çeşitli doğrulama yöntemleri sunar. Bu sayede mesai profilleri ve fazla mesai talepleri gibi işlemler daha verimli bir şekilde yönetilebilir.
Mobofis portalına eklenen şirket konumlarına gelen çalışanlar, mobil uygulama üzerinden giriş yaptıklarında konum doğrulaması yapılır. Böylece, yalnızca belirtilen lokasyonlarda çalışma yapıldığından emin olunur.
Şirketin sabit IP adresi, Mobofis portalına eklenir. Çalışan, şirketin wifi ağına bağlandığında ve mobil uygulama üzerinden giriş yapmak istediğinde, IP doğrulaması gerçekleşir. Bu sayede, yalnızca yetkilendirilmiş alanlardan giriş yapılması sağlanır.
Mobofis, çalışanlar için mesai profilleri oluşturmanıza imkan tanır. Bu profiller, çalışanların belirlenen çalışma saatlerine göre sistemde tanımlanır. Çalışanlar, mobil uygulama üzerinden çalışma saatlerini görüntüleyebilir ve sorumluluklarını takip edebilirler.
Fazla Mesai Talebi
Çalışanlar, fazla mesaiye kaldıklarında, mobil uygulama üzerinden kolayca mesai talebinde bulunabilirler. Bu talepler, portal üzerinden onay akışına gönderilir ve yöneticiler tarafından onaylanabilir veya reddedilebilir. Ayrıca, fazla mesai talepleri, portal üzerinden manuel olarak eklenebilir.
Mobofis, çalışanların mesai saatlerinde giriş-çıkış işlemlerini yaparken kart okutma, parmak izi, yüz tanıma veya göz tarama gibi geleneksel sistemlere gerek kalmadan, mobil uygulama üzerinden giriş yapmalarına olanak tanır. Çalışanlar, sadece bir butona basılı tutarak giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirebilirler. Eğer mesai profiline IP veya lokasyon doğrulama eklenmişse, bu doğrulamalar kontrol edilerek işlem tamamlanır.
Alternatif bir yöntem olarak, çalışanlar QR kod ile giriş-çıkış yapabilirler. Portal üzerinden sabit veya dinamik QR kodlar oluşturulabilir. Sabit QR kodlar, şirketin belirli alanlarına asılarak okutulabilirken, dinamik QR kodlar da tablet veya ekran üzerinden çalışanlara yansıtılabilir. Bu sayede çalışanlar kolayca giriş ve çıkış işlemlerini gerçekleştirebilirler.
Mobofis, tüm bu mesai giriş-çıkış işlemleri sonrasında çalışanların puantaj raporlarını otomatik olarak oluşturur. Raporlarda, çalışanların o tarihlerde ne kadar çalışmaları gerektiği, ne kadar çalıştıkları ve fazla ya da eksik mesai saatleri görüntülenir. Ayrıca, izinli günler, tatil günleri ve giriş yapmayan günler gibi bilgiler de puantaj raporlarında detaylı bir şekilde listelenir.
Puantaj kaydı tutmanın ve doğru bir şekilde yönetmenin önemi, iş süreçlerini düzgün ve yasal olarak sürdürebilmek için hayati bir rol oynar. Mobofis ile bu süreci dijitalleştirerek verimliliğinizi artırabilir, hatasız ve zaman tasarruflu çözümlerle iş yükünüzü hafifletebilirsiniz. Siz de işyerinizdeki puantaj yönetimini daha verimli hale getirmek ve yasal uyumluluğunuzu sağlamak için Mobofis’i şimdi ücretsiz deneyin!
Fazla mesai itirazları nasıl çözülür? Yasal yükümlülükler, etkili yönetim adımları ve Mobofis ile dijital fazla mesai yönetimi bu rehberde!
Vardiya takip programları işletmelere nasıl avantaj sağlar? Zamandan tasarruf, yasal uyum ve maliyet azaltma gibi 5 temel faydayı keşfedin!
İş Kanunu'na göre çalışanlar mesai reddedilebilir mi? Hangi durumlarda mesaiye hayır diyebilirsiniz? Bu yazıda fazla mesaiyle ilgili tüm yasal hakları öğrenin.
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
