İşletmeler için İnsan kaynakları yazılımı seçmek, verimliliği ve çalışan deneyimini doğrudan etkileyen kritik bir karardır. Ancak, birçok İK yazılımı satın alma rehberi, şirketlerin gerçek ihtiyaçlarını karşılamakta yetersiz kalıyor. Peki bu rehberler neden eksik? Ve en sık yapılan 10 hatayı nasıl düzeltebilirsiniz? Bu yazıda, İK yazılımı satın alma sürecinde düşülen yaygın tuzakları açıklıyor ve çözüm önerileri sunuyoruz.
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), işletmelerin insan kaynakları süreçlerini dijital ortamda yönetmesine yardımcı olan bir yazılım türüdür. Bu sistem, bilgi teknolojilerinin gücünü kullanarak birçok İK fonksiyonunun otomasyonunu sağlar.
PDKS yazılımı, manuel ve tekrar eden görevleri otomatikleştirerek iş süreçlerini hızlandırmayı ve verimliliği artırmayı hedefler. Aynı zamanda, İK ekiplerinin üzerindeki operasyonel yükü hafifletir, böylece stratejik ve kritik işlere daha fazla zaman ayırmalarına olanak tanır.
Genellikle PDKS çözümleri, geleneksel insan kaynakları yazılımlarının sunduğu tüm temel özellikleri kapsar ve bunun yanında bordro yönetimi ile zaman & iş gücü yönetimi (TLM - Time & Labor Management) gibi ek yeteneklere de sahiptir.
İnsan Kaynakları Yönetimi (İK), her organizasyonun temel bir fonksiyonudur ve çalışan performansını artırarak işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmasına katkıda bulunur. İK süreçleri sistemler ve politikalar tarafından yönlendirilir ve İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi bu süreçlerin dijitalleşmesini sağlayarak otomasyonu mümkün kılar.
Bir yazılımı, aşağıdaki temel İK fonksiyonlarını otomatikleştirerek ve kolaylaştırarak işletmelerin daha verimli çalışmasına yardımcı olur.
İnsan kaynakları planlaması, organizasyonun ihtiyaç duyduğu insan kaynağını belirleyerek kısa vadeli ve uzun vadeli planlar oluşturmayı kapsar. Etkili bir PDKS yazılımı, bu planların hızlı ve verimli bir şekilde uygulanmasını sağlar.
Şirketlerin doğru beceri ve yetkinliklere sahip çalışanları doğru zamanda bulmasını sağlar. İç ilanlar, terfi süreçleri ve çalışan yönlendirmeleri (employee referral) gibi işe alım yöntemleri PDKS ile daha kolay yönetilebilir.
Yeni bir çalışan için ilk iş günü kritik bir aşamadır. PDKS, gerekli belgeleri, eğitim modüllerini ve uyum süreçlerini düzenleyerek etkili bir işe başlatma süreci sağlar.
Çalışanlar genellikle 1 ila 6 ay süren deneme sürecinden geçer. PDKS, performans değerlendirmelerini, geribildirimleri ve onay süreçlerini otomatikleştirerek yöneticilerin karar alma sürecini kolaylaştırır.
Bir İK departmanının en önemli görevlerinden biri çalışan bilgilerini doğru ve güncel tutmaktır. PDKS ile çalışan özlük bilgileri merkezi bir sistemde güvenle saklanır:
İzin yönetimi, şirketler için yasal bir zorunluluktur. PDKS, çalışanların izin taleplerini, yöneticilerin onay süreçlerini ve maaş kesintilerini otomatikleştirerek bu süreci kolaylaştırır.
Giriş-çıkış saatleri, fazla mesai ve vardiya yönetimi gibi bilgilerin kayıt altına alınmasını sağlar. PDKS, bu verileri bordro süreçleriyle entegre ederek zaman kazandırır.
Çalışan maaşlarının belirlenmesi ve zam süreçlerinin yönetilmesini sağlar. PDKS, zam bildirimlerini, bordroya aktarımı ve çalışanların maaş bilgilerini görüntülemesini mümkün kılar.
PDKS, maaş hesaplamalarını, yasal kesintileri, vergi hesaplamalarını ve çalışan ödemelerini otomatik olarak gerçekleştirir.
Bir çalışanın işten ayrılması durumunda PDKS şu süreçleri yönetir:
Şirket politikaları, çalışan duyuruları ve organizasyon kurallarının merkezi bir sistem üzerinden paylaşılmasını sağlar.
PDKS çalışanların motivasyonunu artıracak etkinlikleri ve geribildirim mekanizmalarını yöneterek kurum kültürünü güçlendirmeye yardımcı olur.
PDKS, şirketlerin yerel yasal düzenlemelere (SGK, vergi, iş hukuku vb.) uyum sağlamasını ve resmi raporlamalarını zamanında yapmasını kolaylaştırır.
PDKS, çalışanların eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek gelişim süreçlerini yönetir. Yeni işe başlayanlar için oryantasyon programları, liderlik ve yetkinlik geliştirme eğitimleri gibi modüller sunar.
İnsan kaynakları teknolojisi hızla değişiyor ve bu nedenle güncel kalmak çok önemli. Piyasadaki seçenekleri yeterince araştırmadan bir sistem seçmek, işletmenizin hedefleriyle uyumlu olmayan bir çözümle karşılaşmanıza neden olabilir.
Öncelikle stratejik hedeflerinizi belirleyin. Çalışan deneyimini mi iyileştirmek istiyorsunuz? İK süreçlerini mi hızlandıracaksınız? Yazılımı diğer sistemlerle entegre etmek mi gerekiyor? Daha önce bir İnsan kaynakları yazılımı sistemi kullanmış olsanız bile, mevcut organizasyon yapınıza uygun olup olmadığını tekrar gözden geçirin. Küçük bir girişimde harika çalışan bir sistem, daha büyük ve karmaşık bir işletme için yetersiz kalabilir.
Piyasadaki çok sayıda seçenek arasından en uygun olanı belirlemek için satıcıların sunduğu özellikleri karşılaştırın. Kendi şirketinizin büyüklüğü, sektör ihtiyaçları ve aradığınız özellikler doğrultusunda bir kısa liste oluşturun. Unutmayın, hiçbir sistem her ihtiyacı karşılamaz. Bu yüzden, sürece erken aşamada ilgili paydaşları dahil edin ve daha önce bu süreci yaşamış kişilerden referans alın.
İnsan kaynakları yazılımı seçerken kilit karar vericileri sürece dahil etmemek, sürecin yavaşlamasına neden olabilir. Paydaş analizi yaparak kimlerin sürece dahil olması gerektiğini belirleyin ve önceliklerini göz önünde bulundurun.
Özellikle IT, finans ve insan kaynakları ekiplerini erken aşamada sürece dahil edin. Aynı zamanda yöneticiler ve çalışanları da unutmayın. Çünkü yazılım, organizasyonun her noktasında kullanılacak. Katılımı sürecin başında sağlamak, sonradan destek alma ihtiyacını azaltacaktır.
Bir insan kaynakları yazılımına neden yatırım yapmanız gerektiğini açıkça tanımlamazsanız, yanlış bir karar verme veya gereksiz harcama yapma riskiyle karşı karşıya kalabilirsiniz.
İhtiyacınız olan özellikleri belirlerken, yalnızca temel fonksiyonlara değil, uzun vadeli hedeflerinize de odaklanın. Otomasyon, çalışan deneyimi, yapay zeka ve tahmine dayalı analizler gibi unsurların işletmenize sağlayacağı faydaları düşünün.
Ayrıca mevcut sisteminizi kullanmaya devam ederseniz neler olacağını da değerlendirin. Örneğin, düşük çalışan bağlılığı nedeniyle yetenek kaybı yaşayabilir veya yanlış veriler nedeniyle hatalı kararlar alabilirsiniz.
İnsan kaynakları yazılımı her sorunu çözecek sihirli bir araç değildir. Gerçekçi zaman çizelgeleri ve beklentiler belirlemezseniz, ekibinizi gereğinden fazla yükleyebilirsiniz.
Seçim ve uygulama sürecini yönetmek için yeterli iç kaynaklara sahip misiniz? Bazı şirketler, süreci hızlandırmak için dış danışmanlardan destek almayı tercih ediyor. Kendi güçlü yönlerinizi ve ihtiyaç duyduğunuz ek desteği değerlendirin.
İnsan kaynakları yazılımı, yalnızca İnsan kaynakları ekibinin değil, tüm çalışanların kullanacağı bir sistemdir. Bu yüzden kullanıcı deneyimi büyük önem taşır.
Günümüz çalışanları, sosyal medya gibi platformlara aşina olduğu için, iş yazılımının da aynı derecede sezgisel olmasını bekler. Çalışanların izin talep etme, maaş bordrosuna erişme gibi işlemleri kolayca yapabileceği bir sistem seçmek, adaptasyonu hızlandırır.
Ayrıca, değişimin organizasyonun diğer bölümlerini nasıl etkileyeceğini de göz önünde bulundurun. Başarı için iletişim şarttır; e-posta, intranet güncellemeleri, yöneticilerden gelen videolar veya bildirimler ile süreç hakkında sürekli bilgi sağlayın.
Yeni bir insan kaynakları yazılımına geçerken eski sisteminizi birebir kopyalamak yerine, iş yapış şeklinizi nasıl geliştirebileceğinize odaklanın.
Bu bir değişim fırsatıdır. Yeni sisteminiz eski süreçlerin birebir aynısı olmamalıdır. İnsan kaynakları yazılımını sürekli gelişim sağlayan bir araç olarak konumlandırın. Kapsamlı bir değişim yönetimi planı oluşturarak, sistemle birlikte süreçlerinizi de güncelleyin.
Pandemi sonrası iş dünyası önemli ölçüde değişti. Uzaktan çalışma, dijital dönüşüm ve yeni nesil çalışan beklentileri gibi faktörleri göz önünde bulundurmalısınız.
Yeni insan kaynakları yazılımınız, uzaktan işe alım, çalışanların ruh halini takip etme ve kullanıcı erişim kontrollerini düzenleme gibi modern özellikler sunmalıdır.
İnsan kaynakları yazılımınızın yalnızca insan kaynakları operasyonlarına ve bordro sistemlerine değil, finans, IT ve diğer iş yazılımlarına da entegre olması gerekir.
İhtiyacınız olan tüm entegrasyonları belirlemek için paydaşlarla birlikte bir harita oluşturun. En iyi insan kaynakları yazılımı sistemleri API, SFTP ve eklenti seçenekleri sunar. API entegrasyonları, manuel CSV dosyası yüklemelerine kıyasla çok daha verimli olabilir.
Yeni nesil insan kaynakları yazılımı seçmek, büyük ölçekli bir iş projesidir ve net bir plan gerektirir.
Projeyi kimin yöneteceğini erkenden belirleyin. Zaman çizelgeleri ve hedefleri detaylandırarak her aşamanın ne zaman tamamlanması gerektiğini belirleyin. Planlı ilerlemek, doğru yönde ilerlemenizi sağlar.
Bu sürecin kendiliğinden ilerleyeceğini düşünmek, büyük bir hatadır. İnsan kaynakları teknolojisi hızla gelişiyor ve güncel kalmak için süreci aktif olarak yönetmelisiniz.
Bu yaygın İnsan kaynakları yazılımı hatalarından kaçınarak, ya da yeni nesil insan kaynakları için Mobofis PDKS ile insan kaynakları operasyonlarınızı daha verimli hale getirebilir ve başarılı bir uygulama süreci geçirebilirsiniz.
Mobofis, insan kaynakları dijital yönetim çözümleriyle tüm süreçlerinizi tek platformdan yönetin, insan kaynakları yönetiminizi dijitalleştirin.
Mobil PDKS ile anlık mesai takibi yapın.
Konum ve IP doğrulama ile güvenli mesai giriş çıkış takibi yapın.
Mobil izin talepleri ile çalışanlarınız kolayca izin başvurusu yapsın.
İzin onay akışı sayesinde anlık onay verin.
Özlük bilgileri yönetimi ile çalışan kayıtlarını eksiksiz tutun.
Pozisyon değişikliği takibi ile organizasyon yapınızı dinamik yönetin.
Esnek planlama özelliği ile vardiya süreçlerini hızlandırın.
Şirket kaynaklarınızı belirleyerek zimmet yönetimini dijitalleştirin.
Envanter takibi ile tüm ekipmanlarınızı kayıt altında tutun.
Gündem ve oylamalar ile çalışanlarınızıi bilgilendirin.
Anketler ve duyurular ile çalışan görüşlerini toplayın.
İşe başlama ve işten ayrılma süreçlerini tek bir ekrandan yönetin.
Rezervasyon sistemi ile araç kullanımlarını planlayın.
KM takibi ve kasko & sigorta özellikleri ile maliyetleri dijital olarak takip edin.
Çoklu şirket yönetimi ile operasyonları tek ekrandan takip edin.
Mobofis ile tüm insan kaynakları süreçlerinizi dijitalleştirin! Şimdi deneyin ve insan kaynakları yönetimini kolaylaştırın!
Gelir vergisi beyannamesi verirken sık yapılan hataları ve bu hatalara karşı etkili çözüm yollarını öğrenin. 2025 vergi tarifesi ve dijital kolaylıklar bu rehberde!
İhbar tazminatı nedir, süreli fesih bildirimi nasıl yapılır? İşçi ve işveren hakları, ihbar süresi, örnek hesaplamalar ve merak edilen her şey bu yazıda!
2025 yılı vergi ve SGK yapılandırmasıyla ilgili tüm güncel bilgileri keşfedin. Başvuru süreci, ödeme kolaylıkları, taksit seçenekleri ve faiz indirimleri hakkında detaylı rehber.
15 gün boyunca ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez.
